Diskominfo Medan Dorong Sekolah Lebih Terbuka, PPID Disiapkan agar Informasi Tak Lagi “Misterius”
MEDAN – Kalau selama ini urusan informasi sekolah identik dengan papan pengumuman, grup WhatsApp orang tua, atau kalimat klasik “nanti kami informasikan”, Pemerintah Kota Medan mulai mendorong pola yang lebih tertata.
Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Medan melalui Bidang Statistik dan Informasi Publik menyiapkan penguatan keterbukaan informasi hingga ke satuan pendidikan. Salah satunya melalui rencana pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pada UPT SMP Negeri se-Kota Medan.
Langkah tersebut diwujudkan melalui kegiatan Coaching Clinic Pengelolaan Informasi Publik bersama Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Medan. Kegiatan menjadi tahap awal untuk menyiapkan satuan pendidikan agar lebih siap mengelola informasi publik secara terstruktur.
Kegiatan yang berlangsung di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Medan itu diikuti Prajati Hot Uli selaku Kasubbag Umum Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Medan bersama para operator layanan informasi dari seluruh UPT SMP Negeri se-Kota Medan.
Hadir sebagai pemateri, Ketua Tim Informasi Publik Diskominfo Kota Medan, Mhd. Ariq Luthfi Siregar. Ia memberikan pembekalan mulai dari tata kelola PPID, pengelolaan informasi publik, hingga penerapan keterbukaan informasi di lingkungan sekolah.
Ariq menjelaskan, keterbukaan informasi publik merupakan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008. Prinsip dasarnya, informasi publik terbuka dan dapat diakses masyarakat, kecuali informasi tertentu yang memang masuk kategori dikecualikan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Artinya, masyarakat tidak semestinya harus melakukan “perburuan informasi” hanya untuk mendapatkan data yang memang menjadi hak publik.
“Sekolah merupakan salah satu badan publik yang bersentuhan langsung dengan masyarakat. Karena itu, pengelolaan informasi harus dilakukan secara profesional agar hak masyarakat untuk memperoleh informasi dapat terpenuhi dengan baik,” jelas Ariq.
Menurutnya, keberadaan PPID di lingkungan sekolah semakin penting karena kebutuhan masyarakat terhadap informasi pendidikan juga terus berkembang.
Orang tua tidak hanya membutuhkan informasi mengenai jadwal sekolah atau pengumuman libur. Mereka juga membutuhkan informasi yang jelas mengenai berbagai kebijakan, layanan, program, dan dokumen publik yang memang dapat diakses sesuai aturan.
Di sinilah PPID diharapkan menjadi semacam “pintu resmi” informasi sekolah. Jadi, masyarakat tidak perlu mengetuk terlalu banyak pintu hanya untuk mengetahui informasi yang seharusnya memang tersedia.
Ariq menambahkan, pembentukan PPID di lingkungan UPT SMP Negeri dapat menjadi fondasi untuk membangun budaya transparansi, meningkatkan kualitas pelayanan informasi, sekaligus mengurangi potensi sengketa informasi di sektor pendidikan.
Dalam coaching clinic tersebut, para peserta mendapatkan materi mengenai dasar hukum keterbukaan informasi, tugas dan fungsi PPID, pembagian kewenangan antara PPID Utama dan PPID Pelaksana, klasifikasi informasi, mekanisme permohonan informasi, hingga penyelesaian sengketa informasi.
Pembahasan juga masuk ke wilayah yang lebih teknis.
Peserta diperkenalkan dengan kategori informasi yang wajib diumumkan secara berkala, informasi yang tersedia setiap saat, informasi serta-merta, serta informasi yang dikecualikan.
Mereka juga mendapatkan pendampingan mengenai pengelolaan dokumen dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP).
DIP mungkin terdengar seperti istilah administratif yang cukup serius. Namun bagi masyarakat, fungsinya sederhana: membantu mengetahui informasi apa yang tersedia dan bagaimana cara mendapatkannya.
Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan diskusi dan praktik penggunaan Portal PPID. Para operator dibekali pemahaman mengenai tata cara mengunggah dokumen, mengelola informasi secara digital, serta berbagai persiapan yang dibutuhkan untuk membentuk PPID di masing-masing UPT SMP Negeri.
Langkah ini penting karena keterbukaan informasi di era digital seharusnya tidak berhenti pada kalimat “informasi tersedia”.
Kalau informasinya tersedia tetapi masyarakat tidak tahu di mana mencarinya, tidak tahu bagaimana mengaksesnya, atau harus bertanya berkali-kali untuk mendapatkannya, maka transparansi masih punya pekerjaan rumah.
Prajati Hot Uli, S.E., M.M., menyambut baik pelaksanaan coaching clinic tersebut. Menurutnya, kegiatan ini menjadi langkah strategis untuk memperkuat kesiapan sekolah dalam mengelola informasi publik secara lebih terstruktur dan profesional.
“Kami berharap seluruh operator layanan informasi di UPT SMP Negeri dapat memahami tugas dan fungsi PPID dengan baik. Melalui kegiatan ini, kami ingin membangun kesamaan pemahaman sehingga nantinya setiap sekolah mampu memberikan layanan informasi yang cepat, tepat, transparan, dan sesuai ketentuan yang berlaku,” ujarnya.
Prajati berharap keberadaan PPID di lingkungan UPT SMP Negeri nantinya ikut meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap layanan pendidikan yang diberikan Pemerintah Kota Medan.
“Transparansi informasi bukan hanya kewajiban, tetapi juga bagian dari upaya membangun tata kelola pendidikan yang akuntabel. Dengan adanya PPID di sekolah, masyarakat akan lebih mudah memperoleh informasi yang dibutuhkan, sementara sekolah memiliki pedoman yang jelas dalam memberikan pelayanan informasi,” tambahnya.
Pada akhirnya, keterbukaan informasi memang bukan sekadar soal memasang dokumen di portal atau membuat daftar informasi.
Yang lebih penting adalah memastikan masyarakat benar-benar bisa mendapatkan informasi yang menjadi haknya dengan cara yang mudah, jelas, dan sesuai aturan.
Melalui kolaborasi Diskominfo dengan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Pemko Medan kini mencoba membawa budaya keterbukaan itu sampai ke lingkungan sekolah.
Sebab sekolah bukan hanya tempat anak-anak belajar membaca dan menulis.
Sekolah juga perlu menjadi contoh bahwa ketika masyarakat bertanya tentang informasi publik, jawabannya bukan “tunggu nanti”, melainkan “silakan, ini informasinya”.(***)
