Biro Adpim Sumut Digitalisasi Administrasi: Gubernur Jauh, Surat-Menyurat Tetap Jalan
MEDAN — Jarak rupanya mulai kehilangan pengaruh dalam urusan administrasi pemerintahan. Gubernur Sumatera Utara bisa saja sedang berkantor di daerah terluar atau pulau terpencil, tetapi surat-menyurat dan administrasi pimpinan tetap dituntut berjalan seperti biasa.
Biro Administrasi Pimpinan (Adpim) Sekretariat Daerah Provinsi (Setdaprov) Sumatera Utara (Sumut) mengandalkan transformasi digital untuk memastikan roda administrasi tidak ikut “berlibur” ketika pimpinan sedang berada jauh dari Kantor Gubernur.
Plt Kepala Biro Adpim Sumut, Reza Prima Kurniawan, mengatakan pemanfaatan teknologi melalui aplikasi Sistem Informasi Manajemen Tata Administrasi Persuratan Sumatera Utara (SIMANTAP) membuat proses administrasi pimpinan dapat dilakukan tanpa dibatasi lokasi.
“Penggunaan teknologi digital melalui aplikasi SIMANTAP Sumut, administrasi pimpinan tetap bisa berjalan baik di manapun dan kapanpun, meskipun Pak Gubernur sedang berkantor di daerah seperti di kepualaun Nias,” ujar Reza dalam konferensi pers yang digelar Dinas Komunikasi dan Informatika Sumut di Lobby Dekranasda, Kantor Gubernur Sumut, Jumat (18/9/2026).
Kalau dulu urusan surat identik dengan map, meja, tanda tangan dan pejabat yang harus berada di tempat, kini sebagian proses tersebut sudah berpindah ke layar. Jadi, Gubernur berada di Nias bukan alasan surat ikut menunggu kapal atau pesawat kembali ke Medan.
Birokrasi Mulai Lepas dari Ketergantungan Lokasi
Reza mengatakan Biro Adpim terus memperkuat transformasi digital sebagai bagian dari respons terhadap kebutuhan pemerintahan modern.
Sejumlah langkah disiapkan, mulai dari pembangunan sistem e-monitoring kinerja biro, pelatihan lanjutan bidang pelayanan publik dan protokol digital hingga revisi standar operasional prosedur (SOP).
Biro Adpim juga mengembangkan panduan protokol acara secara hybrid, pedoman komunikasi digital pimpinan yang terpadu serta pelatihan personel protokol dan pengamanan acara.
Selain itu, sistem manajemen acara digital atau event management juga dikembangkan untuk mendukung berbagai kegiatan pimpinan.
Sistem tersebut tidak hanya mengatur kegiatan, tetapi juga mencakup pemantauan pengalaman tamu utama. Tujuannya tentu agar pelayanan semakin baik dan citra Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ikut terangkat.
“Kami berkomitmen untuk terus memperkuat koordinasi pimpinan, meningkatkan efektivitas pelayanan birokrasi, serta memperkuat citra pemerintah daerah melalui protokol dan komunikasi pimpinan,” kata Reza.
Dengan kata lain, digitalisasi bukan sekadar mengganti kertas dengan layar. Kalau hanya memindahkan map ke PDF, tentu belum bisa disebut transformasi. Yang diharapkan adalah proses kerja menjadi lebih cepat, terukur dan tidak berputar-putar.
Gubernur Bukan Superman
Di tengah padatnya agenda Gubernur Sumut, Reza memastikan seluruh kegiatan pimpinan hingga saat ini berjalan lancar dan dapat dikoordinasikan.
Menurutnya, kelancaran tersebut bukan karena Gubernur bekerja sendirian. Ada Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah hingga para pimpinan OPD yang berbagi tugas dan saling berkoordinasi.
“Pak Gubernur bekerja bukan ‘superman’ melainkan super tim, semua saling berkoordinasi dengan pembagian tugas karena Gubernur juga dibantu dengan Wagub, Sekda juga pimpinan OPD, semua berkolaborasi bahu membahu membangun Sumut,” jelas Reza.
Kalimat itu sekaligus menggambarkan bahwa pemerintahan memang bukan pertunjukan satu orang. Sebagus apa pun seorang kepala daerah, tetap membutuhkan tim agar roda birokrasi tidak berjalan dengan sistem “tunggu bos dulu”.
Tanda Tangan Tak Lagi Harus Menunggu Pulang
Kepala Bagian Perencanaan dan Kepegawaian Biro Adpim Sumut, Muhammad Roja Sanofa, mengatakan penggunaan SIMANTAP membuat proses administrasi surat-menyurat dapat dilakukan meski pimpinan sedang berada di luar daerah.
“Administrasi surat menyurat kita laksanakan melalui aplikasi SIMANTAP sehingga dimana pun pimpinan tetap bisa berjalan tanpa kendala. Untuk tanda tangan surat juga sudah by elektronik sehingga semua urusan administrasi sudah bisa dilaksanakan melalui aplikasi,” kata Roja.
Penerapan tanda tangan elektronik tersebut membuat proses administrasi tidak lagi harus menunggu pimpinan kembali ke kantor.
Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi dalam birokrasi, satu tanda tangan yang terlambat bisa berarti satu urusan ikut tertunda. Maka, ketika tanda tangan sudah bisa dilakukan secara elektronik, setidaknya satu alasan klasik—“menunggu pejabatnya kembali”—perlahan bisa masuk museum.
Pada akhirnya, digitalisasi administrasi bukan semata-mata soal aplikasi canggih. Ukurannya tetap sederhana: apakah pelayanan menjadi lebih cepat, pekerjaan lebih efisien dan masyarakat tidak ikut menanggung akibat dari proses birokrasi yang lambat.
Jika semua itu bisa diwujudkan, maka Gubernur boleh bekerja dari Nias, dari daerah terluar, atau dari lokasi mana pun. Yang penting, administrasinya jangan ikut tersesat mencari sinyal.(***)
